[fusion_text]Un séminaire ou un congrès se prépare avec minutie. Vous avez défini vos objectifs, retenu le thème et le format de votre manifestation. Votre étude budgétaire est désormais cohérente. Il vous reste à confirmer une date avec l’établissement qui vous accueillera. L’hôtel Altéora vous propose un environnement de qualité, au cœur de la technopole du Futuroscope de Poitiers, à proximité du palais des congrès.
Les séminaires font aujourd’hui partie de la vie des entreprises. À la fois outil de travail, de cohésion, de motivation, de management et d’intégration, ces réunions professionnelles d’une journée ou d’un week-end sont souvent organisées à l’extérieur de l’entreprise. Martine Savoie, responsable congrès et séminaires, reçoit chaque année de nombreuses organisations à l’hôtel Altéora. « On nous sollicite souvent via notre site internet. Grâce à la fidélisation de nos clients, certaines entreprises me rappellent directement pour leur séminaire ou leur congrès. Nous distinguons ces deux types d’événements. Le séminaire englobe tous les services : hébergement, petits-déjeuners, réservation de salles, bar, restauration, activités annexes… Le congrès est différent, nous devons être en mesure de proposer un quota de chambres important. Souvent les entreprises et groupes réservent le palais des congrès et dorment à l’hôtel », nous dit-elle.
Organisation de séminaire : le service personnalisé de l’hôtel Altéora
Chaque détail a son importance, Martine Savoie le sait. Spécialiste de l’organisation de séminaires, elle partage son expérience avec l’équipe de l’hôtel ainsi qu’avec les clients qu’elle prospecte ou qui la sollicitent. La réactivité est essentielle. Toute demande fait l’objet d’une proposition commerciale sous 24 H. « Certains clients répondent immédiatement. La relance téléphonique est nécessaire, elle permet de débloquer certaines situations, d’apporter des informations complémentaires pour ôter les freins. C’est un excellent moyen pour bien préciser les attentes de nos clients. Une journée dédiée au management ne répond pas aux mêmes objectifs que le team building, par exemple. Nous devons aussi faire attention à la restauration, envisager les activités annexes, les navettes entre l’hôtel et les lieux d’arrivée et de départ des clients… »
L’hôtel Altéora offre un environnement trois étoiles idéal pour l’organisation de séminaires. Avec ses 294 chambres confort et privilège, ses suites, ses deux restaurants intégrés et ses services annexes (lounge bar, piscine, salle de cardio training, mini golf…), l’hôtel peut s’adapter à différentes configurations. « Nous avons une grande salle de 140 m² qui peut accueillir jusqu’à 90 personnes. Nous mettons à disposition également des salles de 75 m² pour des séminaires d’une trentaine de personnes ». Chaque espace dédié est entièrement équipé : écran et vidéo de projection, paper board, blocs-notes individuels, stylos, eau et bonbons pour se rafraîchir. « Ici, nous soignons la qualité de l’accueil de nos clients, tout est fait pour qu’ils soient pleinement satisfaits ! Le service commercial travaille ainsi avec les différents services de l’hôtel. Une réunion commerciale hebdomadaire réunit les services concernés, chacun reçoit une information précise sur les séminaires organisés chez nous. »
Un accompagnement de qualité pour votre séminaire d’entreprise
« Mon rôle est de bien définir en amont les besoins réels, d’apprécier les contraintes de chaque client et de l’accompagner pas à pas du début à la fin de son projet », nous confie Martine Savoie.
L’hôtel invite ainsi les clients à venir découvrir son environnement. « Le repérage est une étape essentielle. Nous invitons les responsables de l’organisation des séminaires et les hébergeons gratuitement une nuit, nous leur faisons visiter l’hôtel, les salles et les espaces de restauration. Nous leur offrons un déjeuner à notre restaurant La Parenthèse afin qu’ils découvrent la cuisine de notre chef. Nous profitons de ce temps privilégié pour affiner leur demande, récupérer les informations complémentaires, travailler sur la signalétique et l’information qui facilitent le déplacement d’un espace à un autre. Ils composent leur menu à partir de cinq entrées, cinq plats et cinq desserts. Le vin est inclus dans le service restauration ». Martine Savoie peut aussi mettre en place des animations festives et ludiques ainsi que des apéritifs et des soirées à thème sur demande.
« Faire de notre mieux pour bien accueillir nos clients, c’est savoir aussi aller au-delà de leurs souhaits. Lorsque nous le pouvons, nous surclassons leur hébergement. Ils ont des espaces dédiés pour travailler. Ils ont aussi des espaces privatisés pour se restaurer et se détendre. Nous pouvons aussi leur proposer le cadre plus intimiste de la salle Afrique qui peut accueillir une trentaine de personnes. »
Chaque demande est traitée de façon spécifique. L’hôtel Altéora sait conseiller et orienter ses clients vers le bon format d’événementiel. « Nous avons l’habitude de recevoir les grands groupes, les clubs de sports, les PMI-PME, les confédérations professionnelles… Nous disposons, aujourd’hui, d’un réel savoir-faire. Nous pouvons héberger 200 personnes en congrès, organiser un séminaire sur un week-end pour un groupe industriel, monter une journée de travail pour une PME, faire un arbre de noël pour un comité d’entreprise ou tout simplement mettre à disposition une petite salle pour des entretiens professionnels ».
Pour découvrir les forfaits séminaires de l’hôtel Altéora ou recevoir une offre commerciale personnalisée, n’hésitez pas à solliciter Martine Savoie.
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