Un environnement trois étoiles, des chambres confortables et bien équipées, des espaces à vivre de qualité, un accueil chaleureux, une organisation rigoureuse… C’est ce que propose l’hôtel Altéora à ses clients. Mais l’accueil des groupes implique un réel savoir-faire. Sylvie Ingrand, spécialiste du tourisme de groupe de l’hôtel, orchestre les séjours des scolaires, seniors et comités d’entreprises tout au long de l’année.
[fusion_text]Chaque année, l’établissement hôtelier reçoit environ 380 groupes. Il accueille aussi bien les scolaires, les retraités, les entreprises que les associations. Au sein du service commercial d’Altéora, Sylvie Ingrand gère le séjour des groupes depuis 2006. « J’ai exercé au parc du Futuroscope durant 13 ans avant de rejoindre Altéora. Ici, je traite les dossiers transmis par l’agence de voyage du Futuroscope. Je travaille également en direct avec les organisateurs qui commercialisent des voyages organisés. Je peux être ainsi en lien direct avec le client. Je construis une offre personnalisée en ayant une vision claire du programme de son groupe. Je suis mes dossiers par mail et téléphone, de la proposition commerciale à l’arrivée des clients à l’hôtel. J’aime saluer les personnes avec lesquelles j’ai eu plaisir à travailler. Je viens souvent les accueillir à la réception en semaine comme en week-end ».
Bien accueillir les groupes, c’est bien informer l’équipe
Chaque salarié de l’hôtel remplit des missions propres à son poste. Mais, le tourisme de groupe impose une organisation exemplaire et une information optimale au sein des différents services. « En externe, je suis en lien direct avec le Futuroscope. Je m’occupe également des partenariats avec une salle de spectacle et les organisateurs de soirées lyriques ». En interne, elle communique les plannings des arrivées et met en place la logistique adéquate. « Pour bien accueillir les groupes, nous devons avoir le sens du détail, bien communiquer, faire passer les informations à la réception, au service des chambres ainsi qu’en cuisine. Nous devons proposer un service de qualité en salles pour chaque groupe afin de limiter l’attente et garantir la tranquillité de chacun en les recevant dans les meilleures conditions. Récemment, nous avions 250 jeunes scolarisés au petit-déjeuner ainsi que les autres clients individuels. Nous avons défini des horaires de service et les avons rappelé sur des chevalets d’information. Le programme de chaque groupe est aussi reprécisé sur des paperboards. La rigueur est fondamentale lorsqu’un groupe de 300 ou 400 personnes séjourne à l’hôtel ou lorsque nous recevons 8 groupes durant un week-end. Les groupes scolaires ont souvent besoin d’une salle dédiée pour les échanges entre accompagnateurs adultes et élèves ou tout simplement pour faire des jeux pour s’apaiser. »
Une charte pour responsabiliser les groupes scolaires
L’hôtel Altéora accueille ainsi de nombreux comités d’entreprises les week-ends. Les seniors et les groupes scolaires prévoient leur séjour plutôt en semaine. « Chaque groupe a ses spécificités », insiste Sylvie Ingrand. Les élèves, par exemple, se déplacent beaucoup durant leur séjour. Il est nécessaire de planifier les petits-déjeuners, les paniers repas éventuels et d’échanger en amont avec les instituteurs sur les règles de vie au sein de l’établissement hôtelier. Lieu de vie particulier où se côtoient des personnes aux aspirations différentes, Altéora doit veiller à l’intégrité, l’intimité et au bien-être de chacun.
Une charte a été rédigée pour mieux encadrer les groupes scolaires : respect des lieux, des équipements en chambre et de la tranquillité des résidents, sensibilisation au gaspillage alimentaire et à la vie en communauté… Chaque responsable de groupe signe à son arrivée la charte de l’hôtel et la présente aux élèves et aux jeunes des centres de loisirs.[/fusion_text][slider hover_type= »zoomout » width= »70% » height= »70% » class= » » id= » »]
[/slider][fusion_text]Le séjour des groupes, des moments forts à l’hôtel
« Nous ne sommes pas là pour faire la police mais pour permettre l’épanouissement de chacun. D’ailleurs, nos clients apprécient l’ambiance conviviale de l’hôtel ». Chaque catégorie d’âge a ses espaces de prédilection : les salles de jeux et la piscine pour les jeunes, le lounge bar ou les salles de restaurants de la Parenthèse et du Bistro plus gourmandes et festives pour les plus âgés… Une salle de restauration plus intimiste, dans le prolongement du lounge bar, est aussi accessible aux clients.
Les groupes participent pleinement à l’animation de la vie sociale et culturelle de l’hôtel Altéora. « En mars dernier, nous avons accueilli un groupe de 122 cyclotouristes irlandais. Ils faisaient un périple humanitaire de ville en ville pour récolter des fonds afin de financer une semaine de vacances pour des enfants défavorisés. Ils ont investi le lounge bar de l’hôtel. Leur visite est restée gravée dans la mémoire du barman. Leur accent est terrible… », lance Sylvie Ingrand en riant. Elle se souvient également de l’arrivée de bikers belges sur leurs grosses cylindrées. « Il y avait toute une collection de Harley Davidson garée sur l’un de nos parkings, le 14 juillet 2015. C’était un vraie animation pour nos autres clients ! »
Altéora offre à ses clients un service personnalisé, il est à leur écoute en permanence. La satisfaction est au rendez-vous comme le confirment les enquêtes réalisées auprès des groupes. L’hôtel porte une attention particulière au bien-être de ses clients. Y compris au moment du départ !
Certains groupes réservent un panier repas pour le trajet du retour. Le service restauration leur propose un menu selon les choix formulés à la validation de la commande. Il est souvent composé de sandwiches, de fruits, d’une bouteille d’eau et de petits gâteaux. Une autre façon de rendre la route du retour plus agréable…
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